En France, l’octroi d’un véhicule de fonction est une pratique courante, qui offre aux salariés un avantage significatif. Cette faveur, bien que séduisante, soulève une question cruciale pour les employeurs : comment évaluer cet avantage en nature de manière juste et conforme ?
La réponse à cette interrogation n’est pas linéaire et dépend de plusieurs critères, notamment l’usage du véhicule (personnel vs professionnel) et le mode de financement (achat, leasing, ou LOA). Cet article se propose de démêler les subtilités de cette évaluation, en mettant en lumière les méthodes de calcul et les implications pour les entreprises et leurs collaborateurs.
Distinction entre véhicule de fonction et véhicule de société
La première étape dans l’évaluation d’un avantage en nature réside dans la distinction claire entre un véhicule de fonction et un véhicule de société. Bien évidemment, cette différenciation s’ancre dans l’usage prévu du véhicule. Un véhicule de fonction, généralement attribué aux salariés pour des raisons commerciales ou de mobilité importante, peut être utilisé à des fins personnelles. Cette dualité d’usage le qualifie d’emblée comme un avantage en nature.
À l’opposé, le véhicule de société se destine exclusivement à un usage professionnel, ce qui limite son utilisation aux horaires de travail et aux déplacements d’affaires. De l’avis de Legimedia, cette distinction fondamentale oriente l’approche de calcul de l’avantage en nature et souligne l’importance de cerner précisément la nature de l’usage du véhicule avant toute évaluation.
Méthodes de calcul de l’avantage en nature
Une fois la nature de l’usage du véhicule établie, l’employeur se trouve face à deux principales méthodes d’évaluation de l’avantage en nature : le calcul au réel et l’évaluation forfaitaire. Chacune de ces approches présente ses spécificités et répond à des besoins différents.
Le calcul au réel
Cette méthode s’appuie sur les dépenses effectivement engagées par le salarié dans l’utilisation du véhicule. Elle englobe le coût total de la location, l’entretien, l’assurance, et le carburant (si ce dernier est pris en charge par l’employeur pour un usage personnel). L’avantage est alors proratisé en fonction des kilomètres parcourus à des fins personnelles, offrant une évaluation précise et personnalisée. Cette approche, bien que rigoureuse, requiert une collecte minutieuse des justificatifs de dépenses, ce qui peut s’avérer fastidieux tant pour l’employeur que pour le salarié.
L’évaluation forfaitaire
En contraste, l’évaluation forfaitaire simplifie le processus en appliquant un pourcentage prédéfini au coût global annuel du véhicule. Deux scénarios se présentent : si le salarié prend en charge le carburant, un forfait de 30 % est appliqué. Si l’employeur couvre le carburant, le forfait s’élève à 40 %. Cette méthode offre une simplicité et une prévisibilité bienvenues, bien qu’elle puisse parfois s’éloigner de la réalité des coûts engagés.
En définitive, le choix de la méthode de calcul repose sur un équilibre entre précision et praticité. Tandis que le calcul au réel séduit par sa justesse, l’évaluation forfaitaire convainc par sa facilité d’application. Dans les deux cas, l’objectif demeure le même : fournir une évaluation équitable de l’avantage en nature, reflétant fidèlement les bénéfices perçus par le salarié.
